Case Study
Besetzung Bid Manager*in
Von der groben Stellenskizzierung
zum unterschriebenen Arbeitsvertrag:
Wie Wavestone (Globale Management- & Technologieberatung)
das Bid-Management auf das nächste Level hob.
Auf einen Blick
Kund*in
Wavestone Germany AG, Globale Management- & Technologieberatung, rund 2.000 Mitarbeitende, Hauptsitz München, ehemals Q_PERIOR
Position
Bid Manager*in
Ansprechpartner*in
Astrid Blechschmidt –
Partnerin und Sales Business Unit Lead Germany, Switzerland, Austria (GSA) bei
Wavestone Germany AG
Modell
Vermittlung in Festanstellung,
zu 100 % erfolgsbasiert
Erste Profile
nach 9 Tagen
Besetzung
nach 7 Wochen, Start Januar 2027
Wie Wavestone in 7 Wochen sein
Bid-Management auf das nächste Level hob
Wie besetzt man eine Stelle ohne klares Anforderungsprofil?
Wavestone verfolgte das Ziel, das Bid-Management gezielt auszubauen und weiter zu professionalisieren. Dafür entstand ein angepasstes Rollenmodell auf Enterprise-Level. Ein klares Anforderungsprofil oder eine Stellenausschreibung gab es zunächst noch nicht. Gesucht war eine Person, die methodische Exzellenz, Erfahrung in Professional-IT-Service-Organisationen sowie Wavestones hohen Anspruch vereint. Zugleich stellte sich die Frage, wie schnell sich diese Kombination am Markt finden lässt.
Für Astrid selbst unterscheidet sich diese Suche zunächst nicht grundlegend von jeder anderen: Es geht darum, jemanden zu finden, der genau auf die Bedarfe passt. Daniel ordnet ein, warum diese Suche trotzdem besonders war:
„Zur Besetzung gab es noch kein klares Anforderungsprofil und kein klares Bild davon, was genau gebraucht wird. Die Person soll das Bid-Management weiterentwickeln und professionalisieren, Strukturen und Prozesse ausbauen und schärfen. Das unterscheidet die Rolle von einer klassischen Position, bei der man in ein bestehendes Team kommt und die etablierten Aufgaben übernimmt.“
Daniel Wolff
Ohne fertige Vorlage stand die Suche vor einer leeren Leinwand. Daniel präzisierte die Anforderungen und führte Astrid durch einen strukturierten Sparring-Prozess: Durch gezieltes Hinterfragen schärfte er Schritt für Schritt, welche Skills, welche Prozessexpertise und welche Haltung die Bid-Management-Rolle tatsächlich erfordert. So erarbeitete er das verlässliche Fundament für das spätere Active Sourcing.
„Der Daniel hat die richtigen Fragen gestellt und mich durch den Prozess zur Schärfung des Anforderungsprofils geführt. Da konnte ich mich zurücklehnen, mich zu 100 % auf seine Erfahrungen verlassen und darauf konzentrieren, die notwendigen Informationen zu liefern. Da haben wir uns gut ergänzt.“
Astrid Blechschmidt
Ein Anforderungsprofil aus dem Bauch heraus führt im Recruiting schnell zu Fehleinschätzungen oder endlosen Suchen. Genau hier setzt Daniel an: Anstatt Wünsche ungefiltert zu übernehmen, prüft er die Vorstellungen direkt auf ihre Markttauglichkeit. Wie dieser Realitätscheck in der Praxis aussieht und worauf es bei der Schärfung ankommt, führt er so aus:
„Ein Kunde kommt mit einer Idee, was er braucht. Unsere Aufgabe in der Bedarfsaufnahme ist, daraus ein ganz konkretes Anforderungsprofil zu machen – und dabei die Marktbepreisung im Blick zu behalten. Deshalb fragen wir sehr konkret nach: Was ist wirklich ein Must-have, was ist nur ein Nice-to-have, und gibt es diese Kombination am Markt überhaupt – für dieses Gehalt und diese Erfahrung?“
Daniel Wolff
Bei Wavestone sah das konkret so aus:
- Erfahrung: mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung – falls keine passgenauen Mid-Levels und Seniors am Markt verfügbar sind, dann weicht man auf Juniors mit entsprechend angepasstem Zielgehalt aus.
- Marktkenntnis: Erfahrung aus regulierten Sektoren als Vorteil, aber kein Muss.
- Arbeitsweise: prozessorientiert und fakten getrieben statt „Proposal Writer“, sicher im Umgang mit Microsoft-Tools und sehr versiert im Umgang mit KI.
- Haltung: Ownership und die Fähigkeit, Kolleg*innen für einen Deal zu begeistern.
Und dann ging es aus Astrids Sicht superschnell: Die ersten Profile lagen nach 9 Tagen vor, und direkt danach ging es ins Kennenlernen mit den Kandidat*innen – ein Tempo, das sich am Ende auch auszahlte.
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Herausforderung:
Skepsis gegenüber Personalberatungen
Auf DWWA aufmerksam wurde Wavestone über eine Empfehlung – wobei Astrid mit eigenen, nicht durchweg guten Erfahrungen aus früheren Personalberatungs-Mandaten ins Gespräch ging:
„Was ich schon schätze: Wir haben viele Personalberatungen, die sagen, wir fangen erst an, wenn ihr uns eine Anzahlung auf den Tisch legt. Das passt überhaupt nicht zu uns. Da habe ich überhaupt keine Lust drauf, weil ich das auch schon gemacht habe – und dann ist das Geld verbraucht und wir hatten keinen einzigen verwendbaren Kandidaten.“
Astrid Blechschmidt
Diese Erfahrung war der Maßstab, an dem sich die Zusammenarbeit mit DWWA von Anfang an messen musste. Auch beim Geschäftsmodell setzt DWWA bewusst auf einen anderen Weg als die Erfahrung, die Astrid vom Markt kannte:
„Bei uns kosten Beauftragung, Bedarfsaufnahme, Suche und die Vorstellung von Kandidat*innen nichts. Erst wenn jemand erfolgreich vermittelt ist, fallen 33 % des Jahresbruttogehalts an.“
Daniel Wolff
Das unterscheidet unser Modell vom klassischen Retainer:
- Keine Vorabkosten ohne Leistungserbringung:
0 € vorab – Beauftragung, Bedarfsaufnahme inklusive Hiring-Sparring und Schärfung des Anforderungsprofils (mit echtem Lerneffekt für das Unternehmen), Active Sourcing mit persönlicher Ansprache statt KI-Massenmails, gründlicher Skill- & Cultural-Fit-Check auf Basis unseres tiefen Verständnisses für Markt und Unternehmen sowie die Vorstellung exklusiver Kandidat*innen sind vollkommen kostenlos. - Zahlung bei Erfolg:
Bezahlt wird erst nach erfolgreicher Vermittlung (33 % des Jahresbruttos). - Optionales DWWA-Audit mit Anti-Blender-Garantie:
Alle vorgestellten Kandidat*innen werden einem zusätzlichen Audit unterzogen. Anwendung von MEDDPICC- und STAR-Methode für maximale Prüftiefe und Sicherheit.
8.000 € Vorab-Investment werden zu 100 % bei erfolgreicher Vermittlung verrechnet. Dazu kommt ein gestaffelter Erstattungsschutz über die gesamte Probezeit von 6 Monaten.
Erfolgreiche Besetzung in 7 Wochen
Die Stelle konnte besetzt werden. Der neue Kollege startet im Januar bei Wavestone. Von der Rolle erhofft sich Astrid eine weitere Professionalisierung im Bid-Management-Prozess – und spürbare Guidance, die dem Team wirklich Arbeitslast abnimmt. Wichtig war ihr dabei auch, dass DWWA nichts schönredet: Bei Anfragen, die realistisch nicht oder nur schwer zu bedienen sind, würde das offen kommuniziert, statt falsche Erwartungen zu wecken. Daniel bestätigt das:
„Das passiert sehr häufig, dass ich Kund*innen ein Stück weit die Realität spiegeln muss. Die Suche nach der berühmten eierlegenden Wollmilchsau führt nicht zum Erfolg. Lieber sage ich das früh und offen, als falsche Erwartungen zu wecken.“
Daniel Wolff
Recruiting ohne verbranntes Geld, ohne falsche Versprechungen und ohne unnötigen Schleifchen-Aufsatz – was bei DWWA im Namen steckt, spiegelt sich auch in der täglichen Zusammenarbeit wider. Für Astrid war dieser direkte, unkomplizierte Stil der entscheidende Unterschied zum Markt. Wie sie das Fazit der gemeinsamen 7 Wochen zieht, beschreibt sie so:
„Der Name hält, was er verspricht.
Sehr fokussiert, ziel- und ergebnisorientiert. Daniel, du kommst auch auf den Punkt.“
Astrid Blechschmidt
Kein Schnickschnack, sondern Ergebnisse: Die Zusammenarbeit hat nicht nur eine kritische Lücke bei Wavestone geschlossen, sondern auch gezeigt, wie unkompliziert Recruiting sein kann. Ihr Fazit? Eine glasklare Weiterempfehlung an alle Fachbereichsleiter*innen und Partner*innen, die keine Lust mehr auf klassische Headhunter-Klischees haben.
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Hinweis: Dieser Artikel basiert auf einem Interview mit Astrid Blechschmidt vom 15.09.2026 sowie der gemeinsamen Bedarfsaufnahme vom 27.05.2026. Die Zitate von Astrid wurden von ihr freigegeben.
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